Văn phòng mở là một trong những xu hướng văn phòng hiện đại hàng đầu vào năm 2021, có thể thiết kế theo nhiều cách và tương lai phong cách này sẽ không biến mất. Aline sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về xu hướng thiết kế này qua bài viết dưới đây.

Định nghĩa văn phòng mở là gì?

Khái niệm về “Văn phòng mở phổ biến ở thập kỷ trước, thuật ngữ và ý nghĩa của nó phát triển theo thời gian. Vào 100 năm về trước, Frank Lloyd Wright là người đã tạo ra bố cục làm việc không gian mở cho nhân viên văn phòng. Các tòa nhà như Tòa nhà Hành chính của SC Johnson từ những năm 1930 đã sử dụng đồ nội thất kiểu mô-đun và không có tường trong nỗ lực tăng năng suất, mang lại ánh sáng tự nhiên.

Văn phòng mở hiện đại thường được cho là bắt đầu từ những năm 1960, với sự ra đời của hệ thống Văn phòng của Herman Miller vào năm 1968. Trong những năm 80 và 90, văn phòng mở thường có nghĩa là các buồng với các tấm bảng thường có chiều cao đứng.

Sau đó khi nền kinh tế thay đổi các công ty muốn thu hút nhiều người hơn vào một không gian nên các bảng điều khiển đã được hạ xuống hoặc thậm chí bị loại bỏ và bàn làm việc đã được nhường chỗ. Ngoài ra một phần vì công nghệ – đặc biệt là máy tính xách tay và thiết bị di động  đã cho phép ít thiết bị hơn và cần nhiều không gian hơn.

 

Hệ thống Văn phòng mở
Hệ thống Văn phòng mở, Herman Miller, được giới thiệu vào năm 1968 và vẫn còn tồn tại cho đến ngày nay, là hệ thống văn phòng không gian mở đầu tiên trên thế giới. Nguồn: Herman Miller

Sau khi tổng hợp lại Aline đưa ra một khái niệm về Văn phòng mở theo cách dễ hiểu nhất: “Văn phòng mở là kiểu văn phòng các phòng ban sử dụng không gian làm việc chung với nhau, hạn chế tối thiểu các vách ngăn riêng biệt hay phòng kín giống như các kiểu văn phòng truyền thống”.

Vậy ưu điểm của phong cách văn phòng này là gì?

Đối với doanh nghiệp:

  • Tiết kiệm được các loại chi phí: chi phí do cắt giảm bớt các phòng riêng, vách ngăn, chi phí xây dựng, giảm số lượng đồ nội thất riêng, chi phí bảo dưỡng sửa chữa,…
  • Dễ dàng cải tạo, tái cấu trúc nếu có nhu cầu mở rộng văn phòng hay sửa chữa, chuyển đổi không gian làm việc. Linh hoạt chỗ ngồi cho nhân sự mới.
  • Có ít thách thức về hệ thống ống dẫn khí, hệ thống dây điện và ánh sáng trong bố cục văn phòng mở so với thiết kế văn phòng khép kín.
  • Dễ dàng quản lý và giám sát nhân viên: Vì làm việc trong một không gian chung nên các trưởng bộ phận có thể dễ dàng quản lý giờ giấc làm việc, tiến độ làm việc của nhân viên hơn.

Đối với nhân viên:

  • Thúc đẩy khả năng làm việc nhóm, nhân viên dễ dàng tương tác trao đổi công việc với nhau hơn.
  • Tiết kiệm thời gian di chuyển, trao đổi công việc giữa các phòng ban.
  • Giảm sự phân cấp bậc giữa các nhân viên, tạo môi trường làm việc gần gũi, thêm gắn kết.
  • Phát triển khả năng sáng tạo, linh hoạt trong công việc.

Nhược điểm của văn phòng mở?

  • Tiếng ồn là vấn đề đầu tiên của dạng văn phòng này, do không gian làm việc chung nên tiếng ồn từ hoạt động của các phòng ban, cá nhân sẽ nhiều hơn so với không gian riêng tư, điều này có thể ảnh hưởng đến nhiều người thích làm riêng trong không gian yên tĩnh.
  • Thiếu quyền riêng tư và bảo mật: các cuộc nói chuyện qua các phương tiện như laptop, điện thoại, trao đổi tin nhắn,… hay những kế hoạch cần phải bảo mật thì đối với kiểu văn phòng này sẽ không được đảm bảo.
  • Năng suất làm việc ở một số vị trí giảm: có một số vị trí công việc đặc thù cần không gian riêng tư và yên tĩnh để làm việc, vậy nên làm việc trong không gian mở như vậy sẽ khiến họ mất tập trung và không thể hoàn thành tốt công việc của mình.
  • Ngoài ra còn một vấn đề phải cực kì cân nhắc nữa đó chính là vấn đề về sức khỏe, sinh hoạt làm việc trong một không gian chung với nhiều người dễ xảy ra tình trạng lây nhiễm bệnh tật về đường hô hấp, ảnh hưởng rất nhiều đến sức khỏe của nhân viên.

Xem them: 6 bước thiết kế quầy lễ tân đẹp và ấn tượng

Tham khảo ngay 7 bước thiết kế bố trí văn phòng mở hiệu quả

Đánh giá nhu cầu làm việc không gian của nhân viên

Bước đầu tiên trong việc thiết kế bố cục văn phòng mở là hiểu rõ loại môi trường làm việc mà nhóm của bạn cần để hoạt động hiệu quả.

Ví dụ: một nhóm sáng tạo náo nhiệt có thể phát triển mạnh trong một không gian cởi mở, mang tính cộng tác cao. Tuy nhiên sẽ tạo ra một âm thanh nền gây mất tập trung và thiếu chuyên nghiệp cho nhân viên bán hàng thực hiện các cuộc gọi quan trọng. Tương tự như vậy, các nhân viên nhân sự, pháp lý và kế toán xử lý thông tin chi tiết, nhạy cảm, đòi hỏi cả sự riêng tư về âm thanh và hình ảnh.

Các nghiên cứu về những người làm việc trong không gian văn phòng mở cho thấy kiểm soát tiếng ồn, quyền riêng tư và an ninh đứng đầu danh sách các phàn nàn về không gian làm việc. Theo sau đó là các vấn đề liên quan đến kết nối công nghệ và khả năng tiếp cận các khu vực chung như phòng họp và phòng nghỉ. Bạn cần biết mối quan tâm nào trong số những mối quan tâm này phù hợp nhất với lực lượng lao động của bạn và sẵn sàng giải quyết từng mối quan tâm khi bạn thiết kế bố cục văn phòng mở của mình.

Lên ý tưởng phác thảo thiết kế bố cục văn phòng

Sau khi xem xét nhu cầu làm việc của nhân viên, bạn cần lên kế hoạch thiết kế văn phòng cho phù hợp. Nếu bạn chưa hình dung được bố cục văn phòng cho công ty mình có thể liên hệ tới các công ty chuyên thiết kế nội thất văn phòng để được hỗ trợ và tư vấn.

Xem thêm: Tư vấn thiết kế nội thất văn phòng giá rẻ tại Hà Nội.

Kiểm soát tiếng ồn

Tiếng ồn gây xao nhãng và thiếu sự riêng tư trong các cuộc gọi hoặc tương tác cá nhân là những phàn nàn hàng đầu trong không gian làm việc văn phòng mở. Theo nghiên cứu của Đại học Sydney:”Việc mất năng suất do bị phân tâm bởi tiếng ồn đã tăng gấp đôi trong cách bố trí văn phòng mở so với văn phòng tư nhân và những công việc đòi hỏi một quy trình bằng lời nói phức tạp có nhiều khả năng bị quấy rầy hơn những công việc tương đối đơn giản hoặc thường ngày”.

Giải quyết vấn đề kiểm soát tiếng ồn và sự riêng tư về âm thanh là công việc đầu tiên trong bất kỳ môi trường văn phòng mở nào và là điều mà nhiều chuyên gia thiết kế đã gặp phải.

Ví dụ, Lori Wiles, nhà thiết kế nội thất chính tại Lori Wiles Design, giảm thiểu tiếng ồn bằng cách định vị các “bẫy âm thanh” gắn trên trần tiết kiệm và phong cách trong toàn bộ không gian. Wiles cho biết: “Chúng tôi thường treo” đám mây âm thanh “từ trần nhà, cho phép âm thanh đi qua” đám mây “và bị mắc kẹt bên trên một vật liệu xốp để giữ cho âm thanh phản xạ được kiểm soát.

Hãy tạo các khu vực yên tĩnh như phòng họp nhóm, văn phòng riêng và phòng hội thảo cho các nhóm yêu cầu quyền riêng tư, chẳng hạn như pháp lý, nhân sự và tài chính. Sau đó mới kết hợp cho không gian chung.

Bảo mật cá nhân

Bảo mật các vật dụng cá nhân và sản phẩm công việc nhạy cảm là một thách thức khác trong cách bố trí văn phòng mở. Khi bạn lên kế hoạch cho không gian của mình, hãy lưu ý đến cả hai nhu cầu bảo mật. Bảo mật cho các hạng mục vật lý rất đơn giản để tích hợp vào kế hoạch của bạn.

Khóa ngăn kéo bàn là một phương án giải quyết vấn đề bảo mật cá nhân. Có thể sử dụng các tủ tài liệu bên cao với ngăn kéo có khóa không chỉ bảo vệ an toàn cho túi xách và vật dụng mà chúng còn trở thành vách ngăn phòng. Những thứ này có thể giúp ngăn cách trực quan các khu vực làm việc nhạy cảm với phần còn lại của văn phòng mà không cần có hàng rào cố định.

Sử dụng các tủ đồ cá nhân tại bàn làm việc để bảo mật tài liệu và sự riêng tư cho nhân viên. (Nguồn: Internet)
Sử dụng các tủ đồ cá nhân tại bàn làm việc để bảo mật tài liệu và sự riêng tư cho nhân viên. (Nguồn: Internet)

Hỗ trợ làm việc nhóm

Tương tác và cộng tác nhóm là một trong những lý do chính mà các doanh nghiệp lựa chọn môi trường văn phòng mở, nhưng thực hiện công việc này đòi hỏi phải có sự tính toán kỹ trước đó. Trước khi kết hợp các nhóm làm việc với nhau hãy xem xét cách nhóm của bạn tương tác và chia sẻ thông tin, nhiệm vụ và bất kỳ vị trí nào hoạt động trên nhiều nhóm.

Sử dụng thông tin này để xác định các khu vực nhóm làm việc trong bố cục văn phòng mở của bạn. Trong một môi trường văn phòng linh hoạt, như những môi trường có các nhóm làm việc sáng tạo hoặc thay đổi nhanh chóng, sự linh hoạt của không gian làm việc có thể là chìa khóa. Có thể kết hợp bàn và tủ tài liệu để tạo ra một văn phòng đa năng. Bàn có thể được sử dụng làm bàn làm việc cho một hoặc nhiều nhân viên và dễ dàng cấu hình lại và chỉ định lại khi cần thiết.

Lên kế hoạch để kết nối các thiết bị điện tử

Khi bạn bắt đầu loại bỏ các bức tường, kết nối điện và dữ liệu sẽ trở thành một thách thức. Việc áp dụng Internet an toàn không dây, các dịch vụ dựa trên đám mây và công nghệ điện thoại, nhưng bạn vẫn cần cung cấp điện đến mọi bàn nhóm làm việc. Ngoài ra, một số tình huống quản lý dữ liệu nhất định có thể yêu cầu giải pháp máy chủ có dây cứng.

Không gian làm việc chung tăng tương tác cho nhân viên làm việc
Không gian làm việc chung tăng tương tác cho nhân viên làm việc

Lựa chọn không gian nghỉ ngơi, phòng họp

Các phòng họp riêng không phải là không gian sử dụng chung duy nhất để đưa vào không gian làm việc văn phòng mở của bạn. Không gian nghỉ ngơi, phòng riêng tư và cả nhà bếp đầy đủ tiện nghi đều được đánh giá cao bởi những nhân viên cần rời khỏi sự náo nhiệt của không gian văn phòng mở để dành thời gian hoặc làm việc yên tĩnh.

Nếu bạn không đặt một hoặc nhiều không gian này sang một bên trong kế hoạch ban đầu của mình, bạn có thể sẽ thấy rằng các phòng họp hoặc phòng họp nhanh chóng trở thành các khu vực sử dụng hỗn hợp. Trong một văn phòng vi mô, điều này có thể quản lý được, nhưng khi bạn phát triển, nó có thể trở thành phương hại cho năng suất và tính chuyên nghiệp.

Nếu bạn muốn giữ cho các không gian họp dành cho hội nghị và theo định hướng làm việc của mình gọn gàng, thì nên bao gồm phòng nghỉ hoặc khu vực bếp trong kế hoạch văn phòng mở của bạn và làm cho nó trở nên hấp dẫn. Hãy sử dụng bàn có chiều cao thanh thoải mái hỗ trợ ăn uống ngồi và đứng. Việc sử dụng cà phê, trà, nước và đồ ăn nhẹ miễn phí giúp tăng cường năng lượng và năng suất làm việc suốt cả ngày và khiến người lao động cảm thấy được đánh giá cao.

Hệ thống Văn phòng mở
Không gian nghỉ ngơi

Trên đây là 7 bước hỗ trợ bạn khi quyết định lựa chọn thiết kế mô hình văn phòng mở của công ty. Mỗi loại hình văn phòng sẽ có ưu và nhược điểm riêng, vì vậy hãy xem xét kĩ lượng đặc điểm của doanh nghiệp và nhân viên để lựa chọn mô hình văn phòng tối ưu đem lại hiệu quả nhất nhé.

Một số lựa chọn thay thế để giải quyết một số nhược điểm của “Văn phòng mở”

  • Thiết kế khu vực sử dụng bàn chung với rào cản cao đổi với những bộ phận cần sự yên tĩnh và bảo mật.
  • Thiết kế văn phòng kết hợp: một văn phòng có cả không gian kín và không gian mở để làm việc phù hợp với nhu cầu các phòng ban. Thiết kế văn phòng kết hợp cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp kết hợp các tính năng tốt nhất của không gian mở, không gian khép kín. Trong thiết kế kết hợp, các khu vực khép kín có thể dùng làm văn phòng riêng, không gian văn phòng chung, không gian nhóm, không gian nghỉ ngơi,…Giống như cách bố trí văn phòng mở, tính linh hoạt là một dấu hiệu nổi bật của khái niệm này. Các không gian kín lớn có thể được thay đổi vị trí, các bức tường ngăn cách có thể di chuyển được và các không gian mở có thể được cấu hình lại khi cần thiết.

Văn phòng mở là gì? 7 bước thiết kế văn phòng mở

Một số mẫu thiết kế “Văn phòng mở” mà Aline đã thực hiện

Xu hướng sử dụng văn phòng mở đã được rất nhiều khách hàng của Aline lựa chọn và dưới đây là một số mẫu thiết kế ấn tượng, mời các bạn tham khảo. Cảm ơn các quý khách hàng của ALine đã lựa chọn tin tưởng cho những dự án này.

Khu vực làm việc dành cho nhân viên tại dự án ITS GLOBAL

Văn phòng mở là gì? 7 bước thiết kế văn phòng mở
Khu vực làm việc nhân viên
Văn phòng mở là gì? 7 bước thiết kế văn phòng mở
Khu Pantry

Khu làm việc dành cho dân công nghệ tại dự án DAHUA TECHNOLOGY VIỆT NAM

Văn phòng mở 600m2
Văn phòng mở 600m2

Một dự án cho văn phòng nước ngoài BITAEMO SINGAPORE

Văn phòng mở được bố trí một số vách ngăn thấp khéo léo vẫn tạo được không gian chung
Văn phòng mở được bố trí một số vách ngăn thấp khéo léo vẫn tạo được không gian chung

Kết luận

Hi vọng bài viết trên đây giúp các bạn những thông tin hữu ích để có thể cân nhắc để lựa chọn không gian làm việc phù hợp hơn với doanh nghiệp của mình.


Với kinh nghiệm và nỗ lực không ngừng học hỏi, đội ngũ Aline luôn cập nhật các xu hướng thiết kế mới để phục vụ nhu cầu của khách hàng. Đối với chúng tôi, sự hài lòng của quý khách chính là thước đo lớn nhất cho sự thành công của công ty. Hãy đến với Aline để trải nghiệm những dịch vụ chất lượng và sự nhiệt tình tận tụy của đội ngũ nhân sự. Aline luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách trong lĩnh vực thiết kế nội thất.

CÔNG TY TNHH KIẾN TRÚC VÀ NỘI THẤT ALINE VIỆT NAM

🏠Office: Tầng 10 – số 01 Lưu Hữu Phước, P. Mỹ Đình, Q. Nam Từ Liêm, TP Hà Nội.
👷Factory: Long Xuyên -Huyện Phúc Thọ -TP Hà Nội.
☎️Hotline: 02466 859 866 – 0966375899
📧Mail: info@aline.vn
📘Fanpage: ALINE

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *