Chọn mặt bằng phòng làm việc: 7 yếu tố cần xem xét khi lựa chọn

7 yếu tố cần xem xét khi lựa chọn mặt bằng phòng làm việc cho doanh nghiệp

Là một chủ doanh nghiệp thì việc lựa chọn mặt bằng phòng làm việc là nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Một vị trí thuận tiện sẽ giúp doanh nghiệp có cơ hội phát triển về nhiều mặt, quan trọng hơn là sự phát triển của doanh nghiệp đó trong tương lai. Vì vậy khi tìm kiếm mặt bằng phòng làm việc cho công ty của mình bạn cần lưu ý đến những yếu tố quan trọng dưới đây:

1.Xác định khu vực có tệp khách hàng tiềm năng

Phân tích chính xác đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp đang tập trung tiếp cận, sẽ khái thác trong hiện tại và tương lai. Sau khi đã có được tệp khách hàng chính xác thì khoanh vùng địa điểm sẽ xuất hiện nhiều tệp khách hàng của bạn. Lưu ý quan trọng là địa điểm chọn làm mặt bằng phòng làm việc sẽ xuất hiện nhiều tệp khách hàng tiềm năng chứ không phải nơi đông đúc nhưng những khách hàng đó không có nhu cầu với sản phẩm của bạn.

Có thể khách hàng của bạn là những người thành đạt tài chính tốt; có thể thị trường mục tiêu của bạn là những người trẻ năng động; hoặc bạn là nhà cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp khác. Dù trường hợp có thể xảy ra là gì, hãy cân nhắc xem khu vực bạn đang cân nhắc làm địa điểm thuê văn phòng có phù hợp với bạn và doanh nghiệp hay không.

2. Sự tiện lợi

Lựa chọn một mặt bằng phòng làm việc thuận lợi cho giao thông và dễ dàng để tìm kiếm là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng và nhân sự của bạn.

Nếu bạn chọn một nơi xa dân cư để thuê văn phòng, giao thông khó di chuyển, xung quanh ít phương tiện đi lại, hay trong những hẻm ngõ, liệu khách hàng của bạn có thoải mái khi phải di chuyển đến một địa điểm như vậy? Bước đầu để tạo ấn tượng trong mỗi cuộc hẹn gặp trao đổi với khách hàng là cực kì quan trọng, hãy thử tưởng tượng khách hàng của bạn phải đi hàng chục km để tìm đường trong bối cảnh thời tiết nóng nực (hay mưa bẩn) thì liệu tâm trạng của họ còn thoải mái khi trao đổi công việc với bạn không?

Vì vậy tạo sự thuận tiện cho khách hàng ngay từ khi lựa chọn địa điểm thuê văn phòng đã tạo sự khác biệt của doanh nghiệp bạn với các đối thủ cạnh tranh.

Lựa chọn mặt bằng phòng làm việc thuận lợi cho các phương tiện giao thông

Bạn cũng có thể khó thu hút và giữ chân nhân viên hơn nếu vị trí của bạn quá bất tiện. Đa số những người lao động đều muốn tìm việc làm ở gần nơi họ sinh sống hoặc ở các trung tâm thành phố với giao thông thuận tiện cho việc đi làm hàng ngày.

Tuyến đường đi làm là yếu tố quan trọng đối với nhiều nhân viên và bạn có nguy cơ phải sa thải những người lao động giỏi đi với một tuyến đường đi làm không tốt. Có rất nhiều trường hợp nhân viên đi làm một thời gian sẽ xin nghỉ công việc vì họ cảm thấy mệt mỏi khi mỗi ngày phải đi giờ đồng hồ để đến được văn phòng làm việc.

3. Chi phí

Với những doanh nghiệp chưa mạnh về tài chính thì việc cân nhắc một khoản chi phí thuê văn phòng khá là quan trọng. Hiện nay mặt bằng phòng làm việc để thuê được những địa điểm thuận lợi về nhiều yếu tố như ở trung tâm thành phố, giao thông thuận tiện, đông đúc người qua lại,… khá là cao.

Vì vậy một bài toán khó đặt ra cho mỗi doanh nghiệp khi lựa chọn địa điểm: Làm sao để thuê được vị trí thuận lợi với chi phi hợp lý? Hãy cân nhắc giữa động lực kinh tế ở khu vực đó có đáng để đánh đổi một khoản chi phí cao để thuê mặt bằng hay không. Tính toán kĩ chi phí cơ hội trong tương lai mà địa điểm đó mang lại cho doanh nghiệp bạn là gì? Bạn sẽ nhận lại được gì khi bỏ ra một khoản chi phí cao để thuê mặt bằng phòng làm việc?

4. An toàn

Trước khi bạn ký vào dòng chấm dứt của hợp đồng thuê văn phòng, hãy dành chút thời gian để tìm hiểu mức độ an toàn của khu vực lân cận mới tiềm năng của bạn. Kiểm tra dữ liệu tội phạm địa phương và nói chuyện với các doanh nghiệp địa phương khác trong khu vực để khám phá tỷ lệ đột nhập, phá hoại và tội phạm khác trong khu vực.

An toàn cũng là một điều cần cân nhắc đối với nhân viên và khách hàng của bạn. Khi đến thăm một địa điểm, hãy tìm xem các khu vực được chiếu sáng tốt gần văn phòng như thế nào và có chỗ đậu xe hay không. Nếu bạn đang xem một địa điểm được quản lý, hãy đặt câu hỏi về an ninh.

5. Cạnh tranh

Thêm một yếu tố không thể không kể đến khi thuê văn phòng đó là khu vưc mới của doanh nghiệp bạn có nhiều đối thủ cạnh tranh hay không?

Khi xem xét vị trí địa điểm làm văn phòng, hãy dành thời gian để khám phá xem liệu đối thủ cạnh tranh của bạn đã bão hòa khu vực này chưa. Ví dụ: nếu bạn là kế toán, hãy chạy tìm kiếm trên web hoặc kiểm tra bản đồ trực tuyến để xem có bao nhiêu kế toán khác đang hoạt động trong cùng một vùng lân cận.

Nếu bạn nhận thấy có nhiều đối thủ cạnh tranh, việc chuyển đến có thể đồng nghĩa với việc đấu tranh để thu hút khách hàng trong một thị trường đã bão hòa. Bằng cách chuyển đến một nơi nào đó ít cạnh tranh hơn, bạn có thể làm cho công việc kinh doanh của mình trở nên dễ dàng thâm nhập vào thị trường chưa được phục vụ trước đây hơn.

6. Cơ sở hạ tầng

Bạn cần xem xét nhu cầu cơ sở hạ tầng tại nơi bạn thuê văn phòng. Bạn cần bao nhiêu không gian? Bố cục nào sẽ phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn? Ví dụ: bạn có thể tiến hành công việc kinh doanh của mình trong một môi trường mở hay bạn cần các văn phòng riêng cho các công việc khách hàng bảo mật? Bạn cũng có thể muốn xem xét có những tiện nghi nào trong khu vực địa phương. Nếu bạn thường xuyên đưa khách hàng đi ăn trưa hoặc uống cà phê, có lựa chọn tốt nào gần đó không?

Một số yếu tố cơ sở hạ tầng cơ bản khu vực thuê văn phòng cần xem xét:

Công nghệ: điện thoại, internet,..
Dịch vụ thư gửi và chuyển phát hàng hóa
Dịch vụ lễ tân
Phòng họp và hội nghị
Khu vực nghỉ ngơi ăn uống
Bãi đậu xe, gửi xe

7. Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Chọn lựa địa điểm thuê văn phòng cạnh các doanh nghiệp có thương hiệu là một cách để marketing thương hiệu doanh nghiệp của bạn với thế giới; bạn nên coi không gian văn phòng của mình như một công cụ tiếp thị. Bạn muốn văn phòng của mình nói gì với khách hàng về bạn? Khi bạn nhìn vào không gian văn phòng, hãy tiếp cận từ vị trí khách hàng của bạn.

Ví dụ: nếu bạn là một công ty tư vấn cao cấp, các doanh nghiệp tiềm năng có thể bị ảnh hưởng bởi một vị trí công nghiệp khó khăn trước đây. Tuy nhiên, chính vị trí đó có thể có giao diện hoàn hảo cho một công ty công nghệ mới nổi.

Nếu bạn đang xem các tòa nhà cho thuê văn phòng, hãy chú ý đến việc duy trì hoạt động của các khu vực chung và ấn tượng tổng thể mà tòa nhà tạo ra.

Kết luận

Để lựa chọn địa điểm thuê văn phòng thuận lợi cho cơ hội phát triển của doanh nghiệp sau này cần phải xem xét 7 yếu tố cơ bản đã nêu trên. Có thể khu vực lựa chọn để thuê văn phòng của bạn không đáp ứng đủ cả 7 yếu tố trên, tuy nhiên hãy lựa chọn nhưng yếu tố được ưu tiên hơn và sau đó đưa ra những phương án khác có thể cải thiện những điểm không thuận lợi ở vị trí đó.

>>Xem thêm: Kiến thức hay về thiết kế lắp đặt nội thất văn phòng chuyên nghiệp

CÔNG TY TNHH KIẾN TRÚC VÀ NỘI THẤT ALINE VIỆT NAM